Dice un proverbio chino – que seguro, seguro, has visto escrito en los cartelitos con frases que corren por las redes sociales – que hay tres cosas en la vida que no vuelven atrás: la palabra pronunciada, la flecha lanzada y la oportunidad perdida. Si eres hostelero, como nosotros, añadimos una cuarta: el inventario que no has hecho, o que has hecho mal.

 

Esto no es un proverbio, pero es una de esas verdades que todo hostelero sabe, incluso aunque no les haga caso: no hacer inventarios o hacerlos mal es fuente de problemas y, sobre todo, de pérdida de dinero en el restaurante. Por eso, hoy vamos a hablar (otra vez, sí, y las que hagan falta) de inventario.

 

Antes de meternos en harina con los problemas que evitarías (o que dejarás de tener en cuanto te pongas manos a la obra) si estuvieras haciendo inventarios, si los estuvieras haciendo bien y si, además de hacerlos los estuvieras usando, vamos a recordar qué es el inventario.

 

El inventario es una foto del almacén de tu restaurante, que se corresponde con el momento concreto en que haces el recuento de materia prima.

 

Bien, ahora que hemos refrescado la memoria y volvemos a tener claro lo que es un inventario, es buena idea que recuerdes que el inventario es clave en la gestión de la materia prima de tu restaurante. ¿Por qué? Porque te da una panorámica del consumo de materia prima de tu restaurante a través de la información:

 

  • Sobre las existencias de materia prima en el restaurante.
  • Para decidir si es necesario comprar producto, de qué tipo y en qué cantidad.
  • Sobre el consumo de materia prima (antes de cotejar los datos con las ventas).

 

Los inventarios nos permiten conocer el consumo de un periodo (mucho más valioso que las compras) y poder comprobar si el stock que tenemos es el que deberíamos tener. Puedes descomponer el inventario por categorías, productos, ubicaciones y, muy importante, ver cómo evoluciona el valor del inventario con el tiempo.

 

¿Cómo es un inventario bien hecho? Aquel que hacemos periódicamente (eligiendo bien tanto el momento de hacerlo como la periodicidad), para poder comparar la información, descubrir problemas y tomar medidas; el que nos hemos preocupado de comprobar con el almacén, para asegurarnos de que no tiene errores… En definitiva, aquel al que dedicamos tiempo y prestamos la atención precisa.

 

Aquí es clave tener en cuenta que:

 

  • Un inventario se hace en un momento puntual, antes o después de la entrada y salida de materia prima.
  • Un inventario puede ser parcial o general, pero ha de ser completo y preciso.

 

Si seguimos teniendo la idea (errónea, ya te lo vamos diciendo) de que el inventario son unas hojas tediosas que a nadie le gusta rellenar y que acaban olvidadas en un cajón, no haremos inventarios y nos encontraremos con problemas Graves (te lo ponemos con mayúscula y destacado para que le des la importancia que tiene) en la Gestión de la materia prima del restaurante. Problemas como:

 

  • No podrás calcular tus Consumos (y por tanto, los costes) de manera fiable (ya que para eso necesitas siempre los inventarios inicial y final en un periodo dado), con el desconocimiento y desinformación sobre el desarrollo de tu restaurante que eso conlleva.
  • Falta de información real sobre lo que tenemos en el almacén del restaurante, con lo que iremos a ciegas a la hora de comprar y planificar los platos que vamos a ofrecer.
  • Falta de información sobre el consumo de materia prima que hemos tenido en un periodo concreto.
  • Si no estamos haciendo inventarios, no sabremos cuál es la evolución del coste de la materia prima que estamos usando (y si no sabemos si ganamos o perdemos, no podemos controlar y esto se traducirá en pérdidas más tarde o más temprano).
  • Despilfarro o desajustes en el consumo de materia prima que no detectamos, porque no estamos controlando el uso de la misma.
  • Mermas ocultas de las que no tenemos noticia por la falta absoluta de control de lo que pasa por nuestro almacén.
  • Sobredimensión del almacén.

 

Como ves, no hacer inventarios o hacerlos mal no solo supone perder la oportunidad de tener tu negocio bajo control. También es ir dando palos de ciego en la gestión y empeorando las cosas con cada uno de ellos.

 

Todos estos problemas se resumen en uno, que evitarías si estuvieras gestionando bien tu consumo de materia prima mediante una aplicación para hacer inventarios. ¿Que cuál es ese problema en que se traducen los demás?

 

Pérdidas. Pérdidas que además ni siquiera puedes cuantificar de manera fiable. Sin inventarios no hay control. Y recuerda que no es solo lo que pierdes en un momento dado. Es también el esfuerzo extra que tendrás que hacer para recuperar lo perdido.

 

¿Quieres evitarlo? No dejes los inventarios abandonados en un cajón. Acaba con el descontrol en el consumo de materia prima en tu restaurante y deja de perder la oportunidad de gestionarlo correctamente con nuestra aplicación para hacer inventarios.

 

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Y tú ¿haces inventarios habitualmente en tu restaurante? ¿Utilizas los datos para gestionar mejor el consumo de materia prima? ¿Qué problemas evitas al hacer inventarios?
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