Si miras cualquier tipo de organización moderna y piensas ‘¿Cuál es el instrumento de poder más potente?’… Verás que es la información.

Ricardo Semler – CEO SemCo

 

Hoy vamos a jugar a los detectives, así que ponte en situación. El restaurante A y el restaurante B (sí, somos súper originales para ponerles nombre ¿eh?) tienen el solomillo de ternera como plato estrella.

El gerente del restaurante A lo sabe a ciencia cierta porque así lo dicen sus inventarios y datos de consumo de materia prima. El gerente del restaurante B sabe que los camareros dicen que el solomillo “se pide mucho” y el personal de cocina secunda la moción.

A día 1 de mes, ambos restaurantes compran 300 solomillos. Puesto que el solomillo wellington es uno de los platos que más se venden, ambos restaurantes esperan haber vendido la mayor parte del género a final de mes.

A mediados, del almacén del restaurante A han salido ya 200 solomillos. Del almacén del B han salido “muchísimo”, afirma el personal; más que otros meses. La cosa va bien, piensan sus gerentes. Así que, deciden comprar más solomillos para no quedarse cortos. El gerente del restaurante A hace cuentas y encarga 100 unidades más. El del restaurante B piensa que, si se vende tanto, merece la pena pedir 200 más.

A día 31, sin embargo, las cuentas no salen. Una vez hecho el inventario de final de mes y según las ventas, el restaurante A debería tener 150 solomillos en el almacén, pues en los tickets aparecen 250 ventas de su plato estrella. Pero en su almacén hay 110 unidades de ese producto. ¿Qué ha pasado con esas 40 de diferencia? El gerente del restaurante B, por su parte, solo sabe que su personal le ha dicho que los solomillos “prácticamente se han terminado”, pero el dueño del establecimiento le ha dicho que las ganancias del mes no se corresponden con esa información (y que ya llevan así un tiempo). El gerente pregunta cuántos solomillos se han vendido y le responden que “muchos”. Pregunta qué existencias tienen y le responden que en el almacén quedan 75. El gerente sabe que se han comprado 500 solomillos ese mes pero no si habían quedado existencias del mes anterior, ni cuántas. ¿Cuántos solomillos habrá vendido el restaurante B realmente?

Si estuvieras haciendo inventarios – y los estuvieras haciendo bien – lo sabrías.

Un inventario es, por encima de todo, información (y dinero). Es como tener a la cámara de Gran Hermano dirigida a tu almacén 24/7, sin necesidad de que tú estés ahí para comprobar lo que pasa.

La información es poder y hacer inventarios supone precisamente eso: tener poder, obtener información fresca con la que descubrir qué se hace mal en la gestión del consumo de materia prima de tu restaurante y a través de la que corregirlo.

La ecuación es muy sencilla: Si haces inventarios, tienes el poder para descubrir, corregir y mejorar. Si no haces inventarios, no tienes ese poder y, como mucho, lo que puedes hacer para tratar de parar esa sangría en tu materia prima, que no sabes de dónde viene en realidad, es echar sistemáticamente la bronca a tu personal, a ver si así controlan mejor.

Hacer inventarios te muestra dónde está el problema en tu gestión de materia prima y, además, permite que puedas tomar medidas precisas más allá de la reprimenda a tu equipo.

Recuerda que:

El inventario es una foto del almacén de tu restaurante, que se corresponde con el momento concreto en que haces el recuento de materia prima. Pero, sobre todo, el inventario es información y dinero.

Un inventario bien hecho debe ser claro, completo (tanto si lo haces global como si lo haces parcial, la parte inventariada debe estar completa en datos recogidos), mostrar un conteo real y detallado de cada producto y, importante:

Apoyarse en un software de gestión – que interactúe con el resto de software relacionado con la gestión de materia prima – mediante el que puedas llevar a cabo el proceso de una manera sencilla y cómoda. Como gstock.

Para que los datos que obtenemos sean realmente útiles, debemos dotar de periodicidad a la tarea de hacer inventarios. Así, podremos comparar las fotos de varios periodos y ver la evolución de nuestro consumo y, sobre todo, del coste de materia prima.

Una mayor frecuencia en la realización de inventarios nos proporciona más oportunidades para comprobar la evolución del Coste Real en el restaurante.

No hacer inventarios, no hacerlos periódicamente, hacerlos mal o incompletos, o hacerlos pero no usarlos suponen lo mismo: que no tengas información sobre lo que pasa en tu restaurante con la materia prima y no puedas ni detectar los problemas ni, muy importante, ponerles remedio.

Volviendo a nuestro caso de los solomillos desaparecidos. Un restaurante con sus inventarios hechos periódicamente y de la manera correcta (el restaurante A), sabría que:

  • 10 se emplearon en la cena de cumpleaños del dueño del restaurante, que no los abonó pero sí quedó reflejado en el ticket de caja, junto con el resto de productos consumidos.
  • 2 fueron devueltos por los clientes y acabaron en el cubo de la basura.
  • De 28 se desconoce el uso final.

¿Qué ha pasado con esos 28 solomillos de ternera que faltan en el inventario? Hay varios problemas posibles y acciones que el restaurante A podrá poner en marcha para detectar en qué se le va su materia prima (aplicables a los solomillos y a cualquier otro producto en una situación similar).

  • El proveedor no sirve la cantidad que indica el albarán. Acción: Aumentar el control de la recepción de esta mercancía.
  • El producto que sirve el proveedor es de inferior calidad y su rendimiento es menor. Acción: además de controlar el peso, el responsable de cocina deberá controlar la calidad del producto.
  • Se está usando en las recetas más cantidad de solomillo de la fijada en el escandallo. Acción: El propietario del restaurante se reúne con el Jefe de Cocina y el Jefe de partida y se aseguran del gramaje que ha de llevar cada porción. Se compra una balanza de precisión para confirmar que las variaciones son mínimas.
  • Se detectan Ventas no marcadas. Acción: Revisar los artículos de venta de la TPV y confirmar con los camareros que no se sirven solomillos que no se ‘tickan’.
  • Autoconsumo o desapariciones. Acción: Hacer inventarios semanales parciales del solomillo de ternera, hasta que el inventario teórico y real coincidan.

Un restaurante que no hace inventarios (el restaurante B) sabría que ha vendido “muchos” solomillos y que, de 500 comprados, le quedan 75 (y eso porque el gerente lo ha preguntado expresamente y alguien ha ido a contar al almacén las existencias de ese producto). Nada más. Quizá el dueño se acuerde de que llevó a comer a su familia el día de su cumpleaños, 10 personas y todas pidieron solomillo pero no lo pagaron, invitaba él. O quizá no.

La diferencia entre hacer y no hacer inventarios está en ir comprando unidades de producto sin saber a final de mes qué ha sido de ellas o tener una diferencia de 40 unidades sabiendo que te falta información para algunas de ellas y que puedes tomar acciones para que los inventarios real y teórico coincidan. Que sabes si debes o no cambiar algo en tu gestión del consumo de materia prima.

La diferencia entre hacer y no hacer inventarios está en la información (que se traduce en… exacto: DINERO).

Si no haces inventarios, por lo tanto, no podrás calcular ni consumos ni costes de manera fiable, no sabrás qué hay realmente en el almacén del restaurante e irás dando palos de ciego con las compras, no sabrás nada sobre la materia prima que se consume en un periodo concreto, ni la evolución del coste, ni si ganas o pierdes, ni si deberías promocionar platos cuya materia prima te cueste menos y dejen más rendimiento, ni si hay despilfarro, ni de dónde vienen las mermas, ni si se siguen las cantidades de las recetas… Si no haces inventarios no sabes nada.

Para tener una visión real del almacén, necesitas información sobre existencias de materia prima, compras necesarias y consumo. También la necesitas para conocer la evolución del consumo y el coste, detectar malas prácticas y evitar la sobredimensión del almacén. Esa información te la dan los inventarios, verdaderos aliados en la buena gestión de la materia prima. Como gstock.

Confía en la herramienta clave para el control efectivo de la materia prima en tu restaurante, diseñada por restauradores para restauradores; gstock te permite analizar los Costes de tu restaurante en tiempo real, así como te ayuda a detectar posibles robos, mal uso de recetas/porcionamiento, mermas necesarias, subidas de precio excesivas, mala recepción de mercancía…

gstock es el método definitivo para controlar y reducir tu consumo de materia prima. Pruébalo hoy.