Si hiciéramos un ranking de tareas de importancia para el buen funcionamiento de un restaurante, la gestión óptima de la materia prima estaría en los primeros puestos. La materia prima la conforman todos los productos (tanto de alimentación como bebidas) utilizados en un negocio de restauración para elaborar el recetario. También es aplicable a otras compras, como pueden ser el menaje, desechables, etc.

Un consumo de materia prima descontrolado, por encima de las posibilidades del restaurante o del que, simplemente, no tenemos datos porque no lo estamos controlando es el mejor caldo de cultivo para problemas a corto plazo. Crear un sistema de control del consumo de materia prima e implementar herramientas de gestión de compras y otros procedimientos asociados a la materia prima – como inventarios, albaranes o mermas – ayuda a combatir las pérdidas de manera efectiva.

Te ayudamos a diseñar un sistema efectivo de control en cinco pasos.

PASO 1 – FICHERO DE PLATOS: la forma más efectiva de saber cuánta materia prima se consume en tu restaurante y en qué se utiliza es llevar un fichero de recetas. Para cada receta o referencia debes rellenar dos documentos. Por un lado, el escandallo, que no es otra cosa que la suma total del coste de todos los productos que se utilizan para elaborar el plato. Por otro lado, una ficha técnica en la que recojas otros datos importantes sobre cada receta, tales como presentación, información de alérgenos, información nutricional…

PASO 2 – GESTIÓN EFECTIVA DE INVENTARIOS: conocer las existencias valoradas de producto en tu restaurante es imprescindible para conocer el consumo y, al tiempo, ajustar los pedidos y la producción. Los inventarios son fotografías de nuestros almacenes. Al incorporar las entradas y salidas nos permiten, entre otros, detectar malas prácticas, desperdicio y mermas injustificadas. Realizar una gestión efectiva y llevar inventarios actualizados mensualmente (al menos, aunque un control semanal permite un control más estrecho) es fundamental. No olvidemos que pueden complementarse con inventarios parciales de zonas o categorías que merezcan un especial cuidado. Recuerda que sin inventarios no podemos conocer el consumo real del periodo.

PASO 3 – CONTROL DE LA ENTRADA DE PRODUCTO: hay que controlar la cantidad, la calidad y el precio de lo que se recibe. La cantidad para que corresponda con lo pedido; la calidad, porque un producto de peor calidad probablemente rinda menos y eso afecte la rentabilidad; y por último el precio, ya que deberá aplicarse el pactado o al menos estar alerta a subidas de precio que impacte muy negativamente en el coste del plato. Registramos las mermas además como principal entrada de stocks en nuestro sistema; información que, junto con los inventarios, nos dará el consumo real. CR = Inventario Inicial + Compras – Inventario Final.

PASO 4 – HOJA DE MERMAS: las mermas son todas aquellas situaciones en las que se pierde o se utiliza producto sin obtener rendimiento económico del mismo. Instalar en tu restaurante un sistema eficaz de control de mermas, que permita la actualización constante y disponer de los datos cuando sea preciso, así como diferenciar las mermas por tipo (y distinguir las justificadas de aquellas que no lo están), contribuye a controlar y reducir el consumo de materia prima, así como a conocer y establecer un nivel de mermas razonables como objetivo. Además, del estudio de las mermas, surgirá un buen número de medidas sencillas pero eficaces que las corregirán.

PASO 5 – CONTROL DE INVITACIONES Y CONSUMOS PROPIOS: la clave para que todo el producto utilizado pase al sistema de control es anotar todos los productos que se consumen, tanto si se facturan como si no. Sobre los que se facturan, has de saber que las ventas se tienen que registrar correctamente en la TPV, por lo que hay que educar a nuestro personal para que sea exacto y marque lo que se ha consumido y no un producto similar de igual precio.Además, debemos registrar tanto el consumo del personal, como las invitaciones que se hagan al cliente. Es indispensable que seas estricto en este sentido si quieres controlar de manera eficaz el consumo de material prima.

Junto con el sistema de control que te proponemos, es buena idea que impliques en el proceso a tu responsable directo de la gestión de materia prima (es decir, el jefe o jefes de cocina, chef o similares). Para conseguirlo, puedes establecer un sistema de recompensas que incentive – económicamente o de la manera que acordéis – su labor de control.

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