REGLAS BÁSICAS DE CONFIGURACIÓN

REGLAS BÁSICAS PARA LA CONFIGURACIÓN DE PRODUCTOS EN G-STOCK

1. NO DUPLICAR PRODUCTOS.
o Un mismo producto tiene que estar dado de alta una sola vez.
o Si el producto tiene varios proveedores que lo suministran, podremos establecer

esa relación en su momento, no es razón para duplicar productos.
o Si el mismo producto tiene varios formatos de compra disponibles, como por ejemplo la sal fina en “saco de un kilo” o en “saco de 20 kilos”, eso son considerados

formatos distintos dentro del mismo producto

¿Por qué no debemos duplicar productos? Sencillamente porque cuando relacionemos recetas con productos la relación ha de ser única. Si tenemos varios productos que sean sal fina en “saco de un kilo” o en “saco de 20 kilos”, ¿de cuál producto de estos dos debe relacionarse una receta con sal fina? Otro motivo es que cuando queramos ver informes de compras veremos un solo producto llamado “sal fina” y analizaremos su precio medio y demás parámetros conjuntamente.

2. CUANDO SÍ CREAR PRODUCTOS DISTINTOS:

  • “Coca cola 20 cl” y “coca cola lata 33 cl”. Hay que crear 2 productos distintos, ya que es probable que cada uno de ellos se venda a distintos precios y con distintos plus de venta.
  • “sal fina” y “sal maldon”, deben de ser distintos productos porque intervendrán en distintas recetas.

En productos que, aun no sean de venta, ni utilizados como ingredientes de receta (por ejemplo el menaje o utensilios de cocina), convenga diferenciarlos a efectos de inventario “Tabla de corte 29x20x1,5 blanca” y “Tabla de corte 29x20x1,5 azul” serían productos distintos, si que queramos inventariarlos por separado, sino podríamos crear un producto “Tabla de corte 29x20x1,5” genérico.

En resumen, si en la venta se diferencian los productos, deberemos hacer lo propio en Gstock con los productos de compra (ejemplo Coca Cola 20 y 33cl),

De igual modo, si hay recetas que utilizan un producto de compra y otras recetas otro, crearemos productos de compra distintos en Gstock. (ejemplo sal fina y sal maldon).

3. CREAR TANTOS FORMATOS COMO SEAN NECESARIOS.

Ejemplo de formatos adicionales de un mismo producto:

 

  •  Un mismo vino que se puede comprar en cajas de 6 o de 12 botellas.
  • El mismo aceite de oliva 0,4 que lo podemos comprar en botellas de 1 litro, en garrafa de litros y en bidones de 20 litros. Debemos crear 3 distintos formatos del mismo producto que llamaremos “aceite de oliva 0,4”.

Por lo explicado en puntos anteriores, utilizaremos los formatos para evitar la duplicidad de productos.

Ejemplo: ¿si un vino lo compramos en cajas de 6 botellas y ahora nos lo ofrecen, además, en cajas de 12 botellas a otro precio?. Es sencillo, creamos un formato adicional (nunca otro producto nuevo) con su propio formato, precio, proveedor y ubicación. Resultado: un mismo producto y un formato adicional.

Los formatos adicionales son, a todos los efectos prácticos, como productos independientes, ya que pueden tener precios, formatos, proveedores y ubicaciones propias.

Gstock, es capaz de relacionar inteligentemente el producto con sus formatos, por lo que un buen diseño producto / formato(s) nos ofrecerá las siguientes ventajas:

o Informe de compras agregado: veremos el total, el precio medio, etc del producto “Aceite de oliva 0,4” y no de todos los formatos por separado.

o Las recetas que contengan este producto, con independencia del número de los formatos asociados, funcionarán correctamente.

¿CÓMO NOMBRAMOS AL PRODUCTO?

En el campo “descripción” hay que utilizar un nombre lo más universal posible. Por ejemplo “Aceite de Oliva 0,4”, siempre que sean sustitutivos en cuanto a calidad, o, en caso de venderse directamente, se venda al mismo precio. Por tanto NO deberemos crear Aceite de Oliva 0,4 Carbonell, ya que unas veces el proveedor suministrará esa marca y otras veces otra marca, siempre, recordemos, que se trate de ingredientes sustitutivos en receta o sustitutivos para su venta directa (ejemplo monodosis Aceite de oliva virgen extra)

Tampoco deberemos añadir nombre de proveedores en la descripción, por ejemplo “aceite de oliva 5 LT Makro”. ¿Por qué?, porque este mismo aceite de oliva (o uno sustitutivo) también se lo podremos comprar a otro proveedor.

El formato y el proveedor tienen sus propios campos, no utilicemos el campo “descripción” para estos fines.

Campo “referencia proveedor”: opcionalmente, podremos utilizar para cada formato y proveedor una referencia exclusiva. ¿para qué sirve?, para que al hacer un pedido, el proveedor reciba el pedido con su propia referencia de producto.

Excepciones: cuando un producto es claramente único, como por ejemplo “Coca Cola Zero VNR20”, sí que irá en la descripción el formato (VNR20). Este producto nunca tendrá formatos adicionales. Lo que sí podrá tener es proveedores alternativos sin limitaciones.

 

5. CONFIGURAR CORRECTAMENTE LAS UNIDADES DE MEDIDA

Unidades de Medida.

La ficha de producto tiene 4 (CUATRO) distintas unidades para medir el mismo producto:

Ud. de Receta: esta unidad de medida será la que veremos para el producto cuando hagamos recetas. Las opciones de elección son configurables (GR, KG, ML, CC, etc…) pero una vez elegida la Unidad de receta, NO se podrá volver a cambiar tras el alta del producto. El motivo es que cuando un producto tiene recetas e inventarios, un cambio en las unidades de receta puede cambiar todo y ofrecer datos erróneos. Recomendamos tener claro desde el comienzo las unidades que van a ser utilizadas para medir.

Sugerencia: Si el producto se va a utilizar como ingrediente, recomendamos utilizar (gr, kg, ml, l, pizca, etc…), si no se va a utilizar como ingrediente de receta, recomendamos utilizar ud (unidad)

Unidad de almacén: Esta unidad es la que utilizaremos generalmente al realizar inventarios.

Unidad de pedido: Esta unidad, es generalmente la utiliza para hacer pedidos, un ejemplo claro de este formato son las cajas de vino:

  • Ud pedido: “caja de 12 botellas”
  • Ud de almacén: “botella de 70 cl”
  • Ud de receta: “CL” o “ML” o “Botella”

Unidad de visualización: Esta unidad es únicamente utilizada para los informes, por ejemplo, en el caso de que un aceite lo podemos comprar en formato garrafa de 3l, garrafa de 5l y que la unidad de receta sea el ml, nos convendrá ver los informes de este producto en litros. El litro sería en este caso la Unidad de Visualización.

NOTA: Aunque es recomendable entender la relación de cada Unidad de Medida con su proceso (recetas, pedidos, inventarios, informes), Gstock ofrece versatilidad en ese aspecto, pudiendo por ejemplo realizar pedidos a través de la Unidad de almacén, así como inventariar utilizando la Unidad de Pedido o incluso la de receta.

Equivalencias.

Las equivalencias permiten relacionar estas 4 unidades de medida. Por eso, es vital configurar bien las equivalencias, de otra manera NO funcionará correctamente G- Stock.

Siguiendo con el anterior ejemplo:

• Ud de pedido: “una caja de 3 garrafas” equivale a 3 “garrafas de 1l” (ud almacén). Siendo 3 la equivalencia de Unidad de Pedido a Unidad de Almacén.
• Ud de almacén: “garrafa de 1l” equivale a 1.000 “ml” (ud receta). Siendo 1.000

la equivalencia de Unidad de Almacén a Unidad de Receta.
• Consejos sobre unidades de medida: es importante aprovechar las

funcionalidades de una correcta configuración:

  • Unidades de pedido: en general serán “cajas de 24 botellas”, o “caja 12brick”, o “pack 24 latas”
  • Unidades de almacén: aquí pasaremos a ser más específicos, indicando elcontenido de la unidad de pedido. Ejemplo: “lata 100ud”, o “botella 0,5 LT”, o “bote de 800 gr”. Evitaremos repetir las unidades de pedido en las unidades de almacén, como por ejemplo cajas o packs. Si un producto lo compramos en botellas (como algún licor) sí pondremos en ud de almacén y de pedido botella.
  • Todos los productos frescos (carnes, pescados y frutas y verduras) suelen trabajarse por kilos, por lo que la configuración será: GR/KILO/KILO, para respectivamente: UD RECETA/UD ALMACÉN/UD PEDIDO.Ejemplo: En la siguiente pantalla vemos el producto Tomate Frito, que tiene una Unidad de receta en gr (así lo utilizaremos al crear recetas), y Una Unidad de visualización en Kg (así analizaremos el producto en los Informes), con una equivalencia de 1.000 entre ambos.

Para este producto, vemos en la siguiente pantalla, que tenemos un Formato ‘Lata de 2500GR’, que tiene:

  • Unidad de Pedido ‘Lata de 2500 GR’, con una equivalencia de ‘1’ con la Unidad de Almacén, ya que en este caso, ambas coinciden.
  • La Unidad de Almacén ‘Lata de 2500 GR’ tiene una equivalencia de 2.500 con la Unidad de Receta (GR).

 

Veamos otro ejemplo:

Tenemos en la siguiente pantalla el Producto: COCA-COLA ZER LATA33, que tiene una Unidad de receta en LATA (ya que no lo utilizaremos para recetas y por tanto no se sugiere utilizar CL), y Una Unidad de visualización en LATA (así analizaremos el producto en los Informes), con una equivalencia de 1 entre ambos.

 

Para este producto, vemos en la siguiente pantalla, que tenemos un Formato ‘CAJA X 24 LATA33’, que tiene:

  • Unidad de Pedido ‘CAJA X 24 LATA33, con una equivalencia de ‘24’ con la Unidad de Almacén LATA33.
  • La Unidad de Almacén ‘LATA33’ tiene una equivalencia de 1 con la Unidad de Receta (GR).

 

 

6. ASIGNAR PROVEEDORES A CADA PRODUCTO Y FORMATO

Es necesario que cada formato tenga al menos un proveedor asociado para poder hacer pedidos y albaranes.

Gstock nos permitirá crear esa asignación en el formato, estableciendo la Referencia del Producto del Proveedor (evitará errores en los pedidos y facilitará la gestión de albaranes), así como asignarle un precio inicial (que luego podrá bloquearse en caso de haber negociado un precio fijo o bien, que se irá actualizando a medida que creemos albaranes)

 

  1. ASIGNAR UBICACIÓN A CADA FORMATO

Es necesario que cada formato tenga una ubicación asignada para poder hacer inventarios.

Importante: un producto sin ubicación no será visible en los inventarios y por lo tanto no será inventariado.

Truco: En productos, hay un filtrado de productos “sin ubicación” para ver qué productos tienen formatos sin ubicar.

  1. CATEGORIZAR LOS PRODUCTOSEs necesario que todos los productos estén categorizados, de otra manera los informes de costes y demás informes no saldrán correctos. La única (y mejor) manera de detectar productos sin categorizar es en la pantalla de productos y fijándonos en las categorías que aparecen en pantalla. En donde no haya categorías, familias, tipos o subtipos, hay que rellenarlo.
  2. VARIOS: temas secundarios pero importantes para el correcto funcionamiento de GStock:
    1. IVA configurado correctamente
    2. Producto activado o desactivado, también podremos activar y desactivar formatos.
    3. Descuentos correctamente configurados
    4. Alérgenos configurados
  3. PREGUNTAS EN ORDEN

Para saber

¿Es un producto de compra que se utiliza como ingrediente de una receta?.

Productos para el mismo uso y misma calidad.

Pon un nombre genérico obviando la marca que recoja todos los productos de compra de mismo uso y misma calidad. Asegúrate de que la Unidad de receta está kg o litros o algún submúltiplo (gr, pizca, ml). A partir de ahí crea los formatos de compra de tus proveedores y asígnaselos.

Producto: Aceite 0,4 (suave)
Formatos: Garrafa 3l, Garrafa 5l, Caja de 6 Botellas de 1l
Productos para el mismo uso, misma calidad pero distinta presentación.

Si un mismo producto lo compramos como pieza entera y otras limpio, fileteado, etc. dado que tiene el mismo uso, habrá que considerarlo como formatos de un mismo producto.

Productos para distinto uso (distintas recetas) y distinta calidad.

En este caso, aunque la naturaleza de los productos sea la misma (sal, mostaza), crea productos distintos en Gstock para reflejar esa diferencia en calidad y que además tendrán usos (recetas) distintos.

Sal Maldon Sal Fina

Productos
¿Es un producto de compra que está muy relacionado con un producto de venta?